EL ABC de la factura electrónica

Lic. Randall Torres Barrientos, MBA

*El Licenciado Torres es Master en Administración de Empresas, contador público autorizado, con una especialización en Impuestos.
El no acatar las disposiciones de Hacienda expone a los empresarios o profesionales liberales a multas que van desde los 1.2 a los 43.1 millones de colones.

En el mes de marzo de 2018 el Ministerio de Hacienda publicó en el Diario Oficial La Gaceta la resolución que indica la obligatoriedad para todos los contribuyentes de utilizar la factura electrónica y establece un nuevo calendario para el segundo semestre de 2018.

En el mes de mayo de 2018 se tiene establecida la incorporación de todo el sector profesional que fue paulatinamente ingresando y es a través de la nueva resolución No. DGT-R-2018. Según esta normativa, los obligados tributarios aún no incorporados al sistema de facturación electrónica, por no estar incluidos en alguno de los colectivos que dispuso la Administración Tributaria, deberán incorporarse dentro de los siguientes plazos, en consideración al último digito de su cédula de identidad tratándose de personas físicas o del número de cédula jurídica, tratándose de sociedades y demás entidades.

De esta manera, a partir del 1 de setiembre de 2018 todos los obligados cuyo último digito de su cédula sea 1,2 ó 3 deben incorporarse al sistema; posteriormente, el 1 de octubre de 2018 le corresponde a los números 4,5,6 y finalmente, a partir del 01 de noviembre será el turno de para los dígitos 0,7,8,9. Esta disposición incluye a los grandes contribuyentes nacionales; antes se les comunicaba individualmente el inicio de la obligación, ahora se les informará mediante la resolución indicada que están sujetos a la obligatoriedad en la emisión de comprobantes electrónicos en los términos establecidos.

También establece que los contribuyentes en proceso de inscripción ante Tributación, para iniciar actividades económicas, deberán observar lo dispuesto en la resolución.

Ahora bien, los obligados tributarios a los cuales afecta la disposición son las personas físicas, jurídicas o entes colectivos sin personalidad jurídica instrumental, a quienes la norma impone el carácter de obligatorio que puede ser pecuniario o no pecuniario, ya sea en su condición de declarantes, contribuyentes, responsables, agentes de retención o percepción, sucesores de la deuda tributaria u obligados a suministrar información o a prestar colaboración a la Administración Tributaria.

De conformidad con lo anterior se incluye a las asociaciones sin fines de lucro, fundaciones, mutuales, cooperativas, curadores, pymes, grandes empresas y en general a todos los obligados, excepto los inscritos en el régimen simplificado. También se incorpora a las siguientes entidades: CCSS, universidades estatales, Cosevi, Corte Suprema de Justicia, Banco Central de Costa Rica, Junta de Protección Social, Tribunal Supremo de Elecciones, entidades financieras, Instituto Nacional de Aprendizaje, asociaciones solidaristas, Consejo Nacional de la Producción, Ministerios del Poder Ejecutivo, Asamblea Legislativa.

Factura electrónica: definición e importancia

La factura electrónica es un comprobante electrónico que respalda la venta de bienes y prestación de servicios generado en formato XML, que cumple con los requisitos legales y reglamentarios establecidos en la resolución No. R-DGT-48-2016 para facturas, tiquetes, notas de crédito y débito, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Cuando hablamos de XML se refiere a un formato universal de documentos y datos estructurados por Internet; este mensaje proporciona una forma de aplicar etiquetas para describir las claves que componen un documento, permitiendo además el intercambio de información entre diferentes plataformas.

De esta manera, se debe aclarar que la factura electrónica no es el sistema que se manejaba antes por medio de Excel. A partir de la inscripción de dicho mecanismo no se podrá utilizar la factura en papel elaborada en la imprenta, sino que en caso de un imprevisto por no contar con Internet se tiene que trabajar con un formulario de contingencia y cuando se restablezca el servicio ingresar la factura al sistema de factura electrónica. También los negocios que trabajan con puntos de venta pueden anexar sus mecanismos al proceso de facturación. Los negocios ubicados en zonas rurales donde la señal de internet es de baja calidad, se opera en un sistema que realiza la factura y la envía al final del día.

Resulta imperioso que el empresario o profesional liberal invierta en un sistema de facturación electrónica. El sistema le generaría a largo plazo beneficios para el contribuyente, como un archivo electrónico y la reducción en el uso de papel, costos de mensajería, ya que facilita la entrega de la factura al cliente (a su correo electrónico) y deja copia, hace anotaciones contables, almacena información por el tiempo de ley ayuda al control de pagos pendientes de los clientes.

La forma más económica de hacerlo es aprovechando el software de facturación gratuito proporcionado por el Ministerio de Hacienda.
Sin embargo, puede optar por un sistema superior, cuyo costo mínimo ronda los 40 mil por año, aunque actualmente se están ofreciendo sistemas prepagos, de conformidad con un número máximo de facturas, por ejemplo, 40 por 10 mil colones, los cuales puede recargar al consumirlas. Es importante la escogencia del proveedor de la solución de facturación, pues debe garantizar la integración de los sistemas de Hacienda, los ajustes al sistema, la operación, los respaldos y el archivo de la información.

Se aporta un último consejo: no dejar este trámite para lo último, por lo que se debe buscar asesoría. La factura electrónica implica un cambio que va más allá de emitir un documento en un sistema digital propio, instalado o en la nube; podría implicar alteraciones en la forma de operar. Este canal electrónico representa además la transformación de la rutina de facturación.

Si desea más asesoría puede contactar al teléfono 8703 61 50, o al correo electrónico: [email protected]

About The Author

Related posts

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *